Bots

Ventas

Obtén prospectos ilimitados de LinkedIn. Los equipos de ventas pueden utilizar varios canales para encontrar la información de contacto de los clientes potenciales y esta recopilación manual de datos puede llevar hasta 8 horas al día, lo que afecta a la productividad de los equipos de ventas y a su capacidad para dedicarse a otras tareas.

  • Entra en la cuenta de LinkedIn utilizando las credenciales de un empleado
  • Establece filtros según criterios predefinidos
  • Recoge los datos de los perfiles encontrados
  • Crea una hoja de cálculo Excel con estos datos
  • Envía a los interesados un archivo Excel con los datos recogidos

Software automatizado:

Software automatizado para Bot de generación de lista de prospectos

 

 

 

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La validación de la lista de prospectos es un proceso importante para las ventas y el marketing. Incluso con varias herramientas que ayudan a automatizar la validación, las tareas repetitivas asociadas a este proceso pueden llevar mucho tiempo.

  • Ingresa y extrae del sistema o sitio web donde se almacenan los datos de contactos
  • Abre archivos de Excel donde se almacenan los datos para la validación
  • Ejecuta el servicio de validación de correo electrónico, comprueba los datos en busca de spam y direcciones no válidas
  • Crea un informe en Excel con los estados de los datos validados
  • Envía por correo electrónico el archivo Excel a los interesados
  • Notifica la cantidad de datos procesados

Software automatizado:

Software automatizado para Bot de validación de lista de prospectos

 

 

 

 

 

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Los sistemas CRM contienen información clave sobre las operaciones y las actividades de los equipos de ventas. Sin embargo, los sistemas CRM no contienen datos suficientes para calcular las bonificaciones por ventas. El cálculo de las bonificaciones requiere la consolidación de datos dispersos en múltiples fuentes, incluidos los sistemas contables, de gestión y administrativos, así como las hojas de cálculo internas del equipo de ventas.

  • Abre carpetas que contienen hojas de cálculo y archivos relevantes

  • Extrae datos de los campos relevantes en los archivos y sistemas de ventas

  • Consolida los datos extraídos en el sistema/archivo de cálculo de las bonificaciones por ventas

  • Calcula las bonificaciones según las fórmulas preestablecidas y los datos de los campos pertinentes

  • Envía por correo electrónico a los miembros del equipo las notificaciones de sus bonificaciones designadas

Software automatizado:

Software automatizado para Bot para calcular bonificación de ventas

 

 

 

 

 

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La gestión del rendimiento implica el análisis de datos procedentes de diversas fuentes y sistemas de gestión de tareas. La recopilación de esta información cuesta a la dirección horas de tiempo productivo y requiere un enfoque meticuloso.

  • Recoge y consolida los datos sobre el rendimiento de un equipo a partir de varias hojas de cálculo, cuadros de mando y mensajeros en un archivo maestro de rendimiento

  • Concilia las métricas y los datos de los miembros del equipo con un archivo maestro que contiene parámetros preestablecidos y métricas objetivo

  • Aplica etiquetas relevantes para los gestores de RH

  • Envía alertas con información sobre los miembros del equipo con mejor y peor rendimiento

  • Activa las alertas a los responsables de confianza

Software automatizado:

Software automatizado para Bot de gestión del rendimiento

 

 

 

 

 

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Finanzas y Contabilidad

Para rellenar los formularios fiscales, los empleados tienen que asignar manualmente los datos financieros a los campos pertinentes, lo que implica cambiar entre varias fuentes y múltiples registros en el software de gestión fiscal.

  • Cambia entre sistemas para recoger datos

  • Se registra en el software fiscal

  • Introduce los datos en el sistema de gestión correspondiente

  • Asigna los datos financieros a los campos pertinentes de un formulario fiscal

  • Crea informes sobre la realización de tareas

  • Envía recordatorios a los interesados por correo electrónico o por mensajería

Software automatizado:

Sotware automatizado en Bot para carga de datos en el software fiscal

 

 

 

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Para los empleados puede resultar muy difícil obtener datos fiscales de diversas fuentes, como facturas, balances y hojas de pérdidas y ganancias. A menudo esa información aparece en múltiples formatos, todos los cuales tardan en ser reconocidos y procesados.

  • Ejecuta automatizaciones en entornos heredados comunes (sistema de correo electrónico, CRM, sistema financiero)

  • Transfiere datos de sistemas heredados a fuentes externas y locales (hojas de cálculo, nube u otros sistemas)

  • Importación de datos de fuentes externas en sistemas heredados

  • Actualización de datos almacenados en sistemas heredados

  • Accede a los sistemas heredados utilizando las credenciales de los usuarios

  • Crea informes basados en las tareas realizadas en los sistemas heredados

  • Envía alertas sobre las actividades predefinidas ejecutadas en los sistemas heredados

Software automatizado:

Software automatizado para Bot para recogida de datos fiscales

 

 

 

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La creación de asientos en un libro mayor puede requerir que los contables introduzcan manualmente datos que están aislados en hojas de cálculo, escaneos y múltiples programas de software de contabilidad. Esta tarea lleva mucho tiempo y a menudo provoca ineficiencias operativas, lo que aumenta el coste de la incorporación.

  • Introduce los datos de la cuenta

  • Concilia los datos

  • Actualiza las cuentas del libro mayor

  • Crea informes sobre el estado de las tareas

  • Envía recordatorios a los interesados

  • Notifica a las partes interesadas las actualizaciones a través de mensajería y correo electrónico

Software automatizado:

Software automatizado en Bot para gestión del libro mayor

 

 

 

 

 

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Las tareas repetitivas, como la conciliación manual de transacciones, pueden costar a los miembros del equipo de contabilidad horas de valioso tiempo de trabajo. Esto es especialmente cierto cuando utilizan sistemas heredados de bajo rendimiento o encuentran datos duplicados.

  • Detecta las discrepancias entre los extractos bancarios de una empresa almacenados en las carpetas correspondientes y los extractos bancarios suministrados por el banco

  • Concilia los datos que aparecen en el balance de una empresa en un sistema de contabilidad general con los detalles que forman estos balances en los sistemas contables

  • Concilia las cuentas de los proveedores externos

  • Concilia los detalles del balance interno

  • Identifica las cuentas que no coinciden de conciliación

  • Notificaciones a los interesados por correo electrónico cuando se completan las tareas de conciliación

  • Crea informes

Software automatizado:

Software automatizado en Bot para conciliación de cuentas

 

 

 

 

 

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La conciliación de facturas es una tarea vital en varios sectores, especialmente en contabilidad y finanzas. Sin embargo, dependiendo de su departamento de contabilidad o del tamaño de la empresa, puede llevar más de 40 horas semanales conciliar un grupo de facturas. Implica la extracción de todos los documentos relacionados con la transacción, comparando los campos y los números manualmente y verificando que todo es correcto. Este proceso, que consume mucho tiempo, necesita definitivamente una automatización que a Botget le encantaría llevar a cabo.

  • Concilia los datos de las declaraciones de los proveedores con los datos almacenados en los sistemas internos

  • Concilia los datos de los extractos bancarios con el sistema interno del Libro Mayor

  • Exporta las partidas coincidentes a los sistemas contables de la empresa

  • Crea notificaciones por correo electrónico o en Slack cuando se completa la tarea de conciliación

  • Concilia la exactitud de los datos almacenados en las hojas de cálculo de Excel con los datos de los documentos primarios

  • Crea informes sobre la conciliación de los datos de las facturas

Software automatizado:

Software automatizado en Bot para conciliación de facturas

 

 

 

 

 

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La elaboración manual de informes financieros es un proceso que requiere mucho tiempo y que implica la recopilación de datos de múltiples fuentes, incluidos informes anteriores y datos no estructurados almacenados en varios formatos. Muy a menudo va acompañado de sistemas heredados deficientes y de la compartimentación entre los equipos.

  • Actividades de los bots

  • Reconoce datos mediante OCR

  • Extrae datos de varias fuentes

  • Consolida los datos de los sistemas financieros de forma estructurada

  • Concilia los datos y revela las desviaciones y los errores

  • Correos electrónicos sobre la finalización de los informes

Software automatizado:

Software automatizado en Bot para informes personalizados de los sistemas financieros

 

 

 

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Tratamiento de Documentos

Varias operaciones administrativas (back-office) requieren el procesamiento de datos de documentos que vienen en diferentes formatos y se originan en diversas fuentes. Ya sean de naturaleza estructurada o no estructurada, estos documentos pueden tardar horas en procesarse manualmente.

  • Reconoce los datos mediante un motor de reconocimiento de caracteres (OCR)

  • Extrae los datos pertinentes

  • Llena los sistemas/hojas de cálculo pertinentes con los datos extraídos

Software automatizado:

Software automatizado en Bot para extracción de datos de formato escaneada

 

 

 

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Automatización de Software

Una de las partes más tediosas de las operaciones contables es el procesamiento de datos. Generar manualmente recibos de venta y facturas, enviar correos electrónicos y crear informes puede limitar la productividad y la eficiencia general de los equipos. En este caso, la automatización puede resultar útil.

  • Inicia sesión en las cuentas del sistema utilizando las credenciales de usuario

  • Importa las facturas en nuevas filas de hojas de cálculo de Excel

  • Genera recibos de ventas en sistema para hojas de cálculo de MS Excel actualizadas

  • Genera filas de MS Excel para nuevos pagos en sistema

  • Crea filas en Excel para los gastos del sistema

  • Actualiza las listas de suscriptores del servicio de correo para incluir a los nuevos clientes del sistema

  • Envía notificaciones por correo electrónico para las nuevas facturas y pagos del sistema

Software automatizado:

Software automatizado en Bot para automatizar sistema contable

 

 

 

 

 

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Los sistemas heredados son sistemas informáticos que las organizaciones siguen utilizando incluso después de haber quedado obsoletos porque contienen datos empresariales clave. Con el paso del tiempo, estos sistemas son difíciles de mantener debido a los componentes no compatibles y a la dificultad para mejorar y añadir funciones. Por lo tanto, acaban siendo poco eficaces a la hora de satisfacer las necesidades de los empleados y los clientes. Sin embargo, incluso los sistemas heredados pueden integrar la automatización para reducir las actividades manuales que consumen mucho tiempo. Los bots trabajan en la superficie de las aplicaciones pueden automatizar las tareas de los sistemas heredados.

  • Ejecuta automatizaciones en entornos heredados comunes (sistema de correo electrónico, CRM, sistema financiero)

  • Transfiere datos de sistemas heredados a fuentes externas y locales (hojas de cálculo, nube u otros sistemas)

  • Importación de datos de fuentes externas en sistemas heredados

  • Actualización de datos almacenados en sistemas heredados

  • Accede a los sistemas heredados utilizando las credenciales de los usuarios

  • Crea informes basados en las tareas realizadas en los sistemas heredados

  • Envía alertas sobre las actividades predefinidas ejecutadas en los sistemas heredados

Software automatizado:

Software automatizado en Bot para automatizar sistema viejo de TI

 

 

 

 

 

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Cadena de Suministro

En muchas unidades de negocio, el aprovisionamiento es un proceso estándar, pero muy laborioso, que implica navegar por muchos sitios web, filtrar información, comprobar la disponibilidad de los productos y realizar pedidos en múltiples cuentas. Programar la entrega de suministros es una tarea que requiere mucho tiempo y que implica hacer clic en muchas pantallas en sitios web heredados, un procedimiento para el que los bots son muy adecuados.

  • Navega por el navegador para aplicar filtros y comprobar la disponibilidad de los productos requeridos

  • Se registra en varias cuentas y realiza pedidos

  • Coloca los pedidos en las fuentes pertinentes seleccionadas por criterios  preestablecidos

  • Crea una lista de los pedidos realizados

  • Comprueba las franjas horarias de envío y programa la entrega de los pedidos

  • Envía por correo electrónico actualizaciones del estado de tramitación de los pedidos a las partes interesadas

Software automatizado:

Sotftware automatizado en Bot de colocación y programación de pedidos

 

 

 

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Los responsables de compras suelen dedicar entre 2 y 3 horas a la semana a buscar en múltiples sitios web los mejores productos a los mejores precios. Esta tarea clave de aprovisionamiento es extremadamente repetitiva, y extraer los datos pertinentes e introducirlos en una hoja de cálculo requiere un esfuerzo manual considerable. Además, estas hojas de cálculo deben actualizarse con frecuencia.

  • Navega por una lista predefinida de sitios web para encontrar productos relevantes

  • Analiza los precios de los mismos productos en varios sitios web

  • Detecta los mejores precios para la lista de artículos predefinidos

  • Extrae los valores de los precios de los sitios web pertinentes

  • Introduce los datos de los productos en la hoja de cálculo de Excel o en el sistema corporativo correspondiente

  • Actualiza la información sobre los precios de forma regular

  • Crea informes sobre los mejores precios revelados

  • Envía por correo electrónico informes de precios actualizados a las partes interesadas

Software automatizado:

Sotftware automatizado en Bot de mejor control de precios

 

 

 

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Recursos Humanos

LinkedIn es una plataforma de búsqueda de candidatos de confianza. Sin embargo, el proceso de búsqueda a través de perfiles relevantes en LinkedIn puede llevar mucho tiempo, lo que requiere que los reclutadores realicen actividades de filtrado repetitivas.

  • Entra en el perfil de un reclutador utilizando sus credenciales Introduce parámetros de búsqueda predefinidos

  • Detecta los perfiles que se ajustan a los parámetros

  • Exporta los perfiles relevantes a un archivo Excel

  • Envía el archivo Excel al reclutador

Software automatizado:

Software automatizado en Bot para búsqueda de candidatos en LinkedIn

 

 

 

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Los equipos de recursos humanos reciben numerosos currículos que deben clasificar en función de la pertinencia del conjunto de competencias de los candidatos para los puestos vacantes. Esta tarea puede ser laboriosa y llevar hasta 3 horas al día.

  • Abre correos electrónicos y descarga currículos en formato PDF y Word

  • Abre sitios web de búsqueda de empleo y rastrea currículos en busca de palabras clave preestablecidas

  • Abre archivos PDF y Word y los rastrea en busca de palabras clave preestablecidas

Software automatizado:

Software automatizado para Bot para filtrar los CV por palabras clave

 

 

 

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Los responsables de operaciones dedican entre 30 minutos y varias horas a la semana a crear hojas de horas y a elaborar informes sobre las mismas. Los empleados deben conectarse al sistema de contabilidad, registrar las fechas, las horas trabajadas y el número de documento, guardar el documento en la carpeta local correspondiente y enviar un correo electrónico a los responsables para notificarles que se ha creado el parte de horas.

  • Entra en sistema de nóminas

  • Selecciona la base de datos pertinente sistema

  • Selecciona los empleados relevantes basándose en criterios preestablecidos

  • Importa las hojas de tiempo preparadas en la carpeta correspondiente 

Software automatizado:

Software automatizado en Bot para creación de hojas de tiempo

 

 

 

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El procesamiento de las nóminas suele implicar la conciliación de los datos del punto de venta, la gestión empresarial y el software de RH, lo que consume mucho tiempo y genera errores que pueden afectar negativamente a su negocio. Las cosas pueden complicarse aún más cuando se utilizan varios métodos de cálculo de nóminas para diferentes cohortes de empleados, lo que crea la necesidad de una tabla de nóminas intermedia. La automatización de estas tareas manuales es enormemente beneficiosa para los propietarios de pequeñas empresas, los directivos, los profesionales de la contabilidad y los equipos de recursos humanos.

  • Se registra en los sistemas de contabilidad empresarial, punto de venta y RH para recopilar datos

  • Concilia las horas reales trabajadas y las presupuestadas

  • Notifica a los gestores cualquier variación (más allá del rango) por correo electrónico

  • Procesa los lotes de ingresos y deducciones

  • Ejecuta las conciliaciones fiscales al final del trimestre/año

  • Genera informes sobre las deducciones de beneficios

Software automatizado:

Software automatizado de Bot para procesamiento de nóminas

 

 

 

 

 

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